Step Step PDCA Dalam Melakukan Pemecahan Masalah

“Masalah”, Apa yang Anda pikirkan ketika Anda mendengar kata “Masalah” ?

Tentunya banyak dari kita yang akan mengartikannya dalam konotasi yang buruk. Tapi apa sebenarnya definisi dari kata “Masalah”? Dalam bisnis, masalah adalah perbedaan antara harapan (standard) dengan kenyataan (actual).

Lalu, apakah dampak dari sebuah masalah bagi bisnis kita?

1. Keluhan pelanggan (Costumer Complain)

2. Pemborosan waktu dan sumber daya

3. Pengerjaan ulang (Rework)

4. Penurunan image perusahaan

5. Penurunan motivasi karyawan

Apakah masalah itu selalu diartikan negatif? Tidak, menurut Robert Kiyosaki, “Di dalam sebuah masalah terdapat peluang”. Jadi jika kita menemui suatu masalah, otomatis kita juga diberikan peluang untuk terus maju.

Lalu, apa itu Problem Solving? Pemecahan masalah (Problem Solving) adalah Proses untuk dapat memahami, mempelajari, dan mengatasi masalah agar tidak terulang kembali.

Kapan masalah itu bisa kita anggap selesai? sebuah masalah dapat dianggap selesai jika :

1. Akar penyebab masalah telah diketahui dengan tepat

2. Dampak negatif telah hilang

3. Dampak positif dapat dimanfaatkan

4. Solusi menjadi standar baru

8 Langkah PDCA

PDCA dikenalkan pertama kali oleh seorang bernama Edwards Deming. Siklus PDCA ini telah banyak digunakan oleh berbagai industri saat ini karena sangat sederhana akan tetapi dapat digunakan dala memecahkan masalah baik yang kecil ataupun yang sangat besar.

1. Identifikasi Masalah

Sebuah masalah dapat kita identifikasi dengan cara membandingkan penyimpangan yang muncul dengan standar yang ada

2. Menganalisa Data dan Menetapkan Target

Setelah kita identifikasi, masalah yg ada harus kita uraikan berdasarkan data actual, kemudian tentukan target penyelesaiannya.

3. Menganalisa Penyebab Masalah

Menentukan penyebab masalah merupakan faktor kunci dari 8 langkah PDCA ini, karena nantinya akan membantu organisasi mengidentifikasi faktor-faktor penyebab munculnya masalah.

4. Merencanakan Solusi

Setelah kita ketahui akar penyebab masalah, kemudian buat solusi untuk pemecahan masalah tersebut dengan melibatkan pemikiran dari seluruh anggota tim Anda. Solusi boleh lebih dari satu.

5. Melaksanakan Solusi (Implementasi)

Dalam mengimplementasikan solusi ini, kunci utamannya adalah komunikasi antar anggota tim, dan pastikan solusi dilaksanakan dengan tepat dan tidak ada yang terlewatkan.

6. Mengevaluasi Hasil

Setelah menerapkan solusi, catat hasilnya, dan pantau terus prosesnya, apakah solusi tersebut benar-benar tepat atau masih ada yang perlu diperbaiki. Sehingga dapat memberikan hasil sesuai yang kita inginkan.

7. Membuat Standar Baru

Setelah kita mendapat hasil sesuai yang kita inginkan, bakukan solusi tersebut menjadi standar baru dalam proses bisnis kita menjadi SOP atau WO.

8. Merencanakan Project Selanjutnya

Jangan hanya puas dengan menyelesaikan satu masalah, rencanakan project penyelesaian masalah berikutnya (Continous Improvement).